在報表中不能實現的功能是輸入資料。報表可以根據指定的規則列印輸出格式化的資料資訊。它可以呈現格式化的資料；可以分組組織資料，進行彙總；可以包含子報表及圖表資料；可以列印輸出標籤、發票、訂單和信封等多種樣式報表；可以進行計數、求平均、求和等統計計算；可以嵌入影象或圖片來豐富資料顯示的內容。但是，報表建立完成後不可以再輸入資料。
報表的主要特點是資料動態化，格式多樣化，並且實現報表資料和報表格式的完全分離，使用者可以只修改資料，或者只修改格式。
報表分類EXCEL、WORD等編輯軟體：它們可以做出很複雜的報表格式，但是由於它們沒有定義專門的報表結構來動態的載入報表資料，所有這類軟體中的資料都是已經定義好的，靜態的，不能動態變化的。它們沒有辦法實現報表軟體的“資料動態化”特性。
