在報表中不能實現的功能是輸入數據。報表可以根據指定的規則打印輸出格式化的數據信息。它可以呈現格式化的數據；可以分組組織數據，進行彙總；可以包含子報表及圖表數據；可以打印輸出標籤、發票、訂單和信封等多種樣式報表；可以進行計數、求平均、求和等統計計算；可以嵌入圖像或圖片來豐富數據顯示的內容。但是，報表建立完成後不可以再輸入數據。
報表的主要特點是數據動態化，格式多樣化，並且實現報表數據和報表格式的完全分離，用户可以只修改數據，或者只修改格式。
報表分類EXCEL、WORD等編輯軟件：它們可以做出很複雜的報表格式，但是由於它們沒有定義專門的報表結構來動態的加載報表數據，所有這類軟件中的數據都是已經定義好的，靜態的，不能動態變化的。它們沒有辦法實現報表軟件的“數據動態化”特性。
