根據《物業管理條例》第48規定，可以找縣級以上政府房地產行政主管部門來解決投訴問題，也就是找當地的房地產管理局物業管理處來投訴。在投訴之前一定要先做好功課，不要用口頭訴説的方式，儘量採用提交出面材料的形式來投訴，有條件地投訴者可以儘量多整理一些物業公司沒有履行責任的證據。
一、接受投訴階段
1.業主在陳述投訴理由時，不得隨意打斷業主的話，讓業主把話講完，以避免影響業主的情緒。
2.要認真傾聽，準確記憶，儘量做到不讓業主重述，以避免業主的火氣升級。
3.適時給予業主迴應，表明你對這件事情的關注和重視。
4.注意對事件全過程進行仔細詢問，語速不宜過快，要做詳細的投訴記錄。
二、解釋澄清階段
1.根據業主的表現快速分析整個事件對業主影響的程度。
2.注意面部表情和解釋語言的語調，不得給業主有受輕視、冷漠或不耐煩的感覺。
3.換位思考、易地而處，從業主的角度出發，做合理的解釋或澄清。
4.在沒有完全瞭解清楚業主所投訴的問題時，不得馬上將問題轉交其他同事或相關部門。
5.無論是否我方的原因，不得先強調理由，要從業主的角度出發，做合理的解釋或澄清。
6.如是我方的原因，必須誠懇道歉，注意保持恰當的語氣，同時提出解決問題的辦法。
7.如明顯是業主的原因，也應委婉地向業主解釋，不得表露出對業主的輕視、冷漠或不耐煩。
8.在解釋過程中，如業主提出異議，不要與業主爭辯或一味地尋找藉口，更不得試圖推卸責任。
三、提出解決處理階段
1.根據業主的投訴將問題進行分類，大致分三個方面：是否當即可以解決的;在短期內可以解決的;是否技術問題現階段無法解決的。
2.根據投訴類別和情況，提出相應的解決問題的具體措施。
3.向業主説明解決問題所需要的時間及其原因。
4.如果業主不認可或拒絕接受解決方案，用心坦誠地向業主表明公司的限制。
5.按照時限，及時將需要處理的投訴紀錄傳遞給相關部門處理。
四、跟蹤總結階段
1.根據處理時限的要求，注意跟進投訴處理的進程。
2.在業主等待處理結果的過程中，必須做到適時回訪。
3.處理結果出來後，要及時告知業主。
4.關心詢問業主對處理結果的滿意程度。
